Menjalankan proses purchasing secara efisien sering menjadi tantangan bagi banyak perusahaan, terutama saat harus mengatur stok, berhubungan dengan vendor, dan pengendalian anggaran.
Di sinilah sistem ERP Purchasing mengambil peranan penting!
ERP dirancang sebagai sistem yang terintegrasi dengan beragam fitur, salah satunya untuk mengoptimalkan proses pembelian (procurement), mulai dari pengadaan barang hingga proses pembayaran. Sistem ini mampu meningkatkan efisiensi serta membantu perusahaan mengelola sumber daya dengan lebih optimal.
Selain itu, ERP Purchasing juga memudahkan perusahaan dalam mengambil keputusan strategis secara lebih cepat, karena data tersedia secara real-time. Lantas, seperti apa sebenarnya peran ERP dalam proses purchasing dan apa saja manfaat yang bisa dirasakan oleh perusahaan? Mari simak penjelasan selengkapnya.
1. Apa itu ERP Purchasing?
ERP purchasing adalah komponen dalam sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang berfungsi mengelola dan mengintegrasikan seluruh proses pembelian barang atau jasa di suatu perusahaan secara efisien.
Mulai dari permintaan pembelian (purchase request), pembuatan permintaan penawaran harga ke vendor (request for quotation), penerimaan penawaran, pembuatan Purchase Order (PO), hingga pencatatan penerimaan barang dan invoice vendor. Semuanya tercatat dan dapat dianalisis secara terpusat hanya dalam satu platform.
ERP Purchasing memungkinkan setiap divisi yang berhubungan dapat mengakses informasi secara real-time sehingga dapat mempermudah proses koordinasi antar divisi. Hal ini juga meminimalisir terjadinya human error dan dapat meningkatkan efficiency cost.
Dengan modul purchasing, proses pengadaan berjalan lebih sistematis, transparan dan lebih akurat, sehingga dapat memberikan dampak positif pada pengambilan keputusan strategis bagi perusahaan.
2. Kenapa ERP Purchasing Penting dalam Mengelola Proses Pembayaran Bisnis?
a. Menghemat Pengeluaran
Tanpa sistem purchasing yang terpusat, perusahaan kesulitan mengendalikan pengeluaran sehingga rentan pada kebocoran biaya. Harga beli sering meleset dari standar, muncul pembelian yang tidak sesuai kebutuhan, hingga adanya risiko fraud akibat mark-up harga. Ini semua bisa membuat perusahaan “boncos” tanpa disadari.
Dengan ERP Purchasing, seluruh proses pembelian dan pengeluaran dapat terpantau secara real-time. Perusahaan juga dapat melakukan komparasi harga antar vendor. Ini membantu perusahaan untuk mempelajari dan mengambil keputusan untuk mengurangi pengeluaran yang tidak perlu, menghindari pembelian yang tidak penting, dan merencanakan anggaran yang lebih baik sehingga biaya pengeluaran jadi lebih hemat. Alhasil, perusahaan dapat memastikan biaya operasional dapat dikurangi dan benar-benar sesuai kebutuhan bisnis.
b. Mencegah Supplier Tidak Terkelola Baik
Supplier adalah partner strategis. Jika data supplier tersebar di banyak file, sulit bagi tim purchasing atau manajemen untuk menilai performa vendor, memantau harga, atau memastikan kualitas barang. Akhirnya, bisnis Anda menjadi “dikorbankan” karena bergantung pada vendor yang salah.
Melalui ERP Purchasing, semua data supplier terpusat dalam satu sistem, lengkap dengan histori transaksi, harga, SLA, hingga penilaian kinerja vendor. Anda bisa langsung membandingkan penawaran antar-supplier, memilih vendor terbaik, serta membangun hubungan kerja sama jangka panjang yang lebih sehat. Ini bukan hanya mengurangi risiko, tetapi juga membantu perusahaan bernegosiasi lebih baik dan mendapatkan harga serta kualitas terbaik.
c. Manajemen Stok Lebih Efektif
Tanpa integrasi antara proses pembelian dan manajemen stok, perusahaan sering mengalami kelebihan atau kekurangan barang. Kelebihan stok mengakibatkan modal mengendap dan biaya penyimpanan membengkak, sementara kekurangan stok membuat produksi atau penjualan terhambat. Semua ini terjadi karena tim purchasing tidak memiliki gambaran stok aktual saat membuat keputusan pembelian.
ERP Purchasing terintegrasi langsung dengan modul inventory sehingga tim purchasing selalu mendapatkan data stok real-time sebelum melakukan pembelian. Sistem juga dapat memunculkan notifikasi saat stok mendekati minimum, atau bahkan secara otomatis membuat permintaan pembelian (auto-replenishment). Hasilnya, perusahaan bisa menjaga stok tetap optimal: cukup untuk kebutuhan produksi maupun penjualan, namun tidak berlebihan hingga membebani biaya. Ini membuat arus kas lebih sehat dan bisnis lebih responsif terhadap permintaan pasar.
Baca juga: Pentingnya Memahami "Landed Cost" Sebelum Menentukan Harga Jual Produk
3. Apa Manfaat dari ERP Purchasing untuk Bisnis?
Penerapan ERP Purchasing dapat memberikan manfaat yang signifikan bagi perusahaan dalam mengelola proses pengadaan. Dengan menggunakan sistem ERP Purchasing, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi bisnis yang lebih baik, mengurangi biaya, dan membuat keputusan yang lebih strategis berbasis data.
Simak beberapa manfaat utama dari ERP Purchasing:
a. Mengurangi Risiko Fraud
Salah satu risiko besar dalam proses pengadaan adalah potensi fraud, seperti mark-up harga, pembelian fiktif, atau pengadaan barang yang sebenarnya tidak dibutuhkan. Jika tidak terdeteksi, hal ini bisa mengakibatkan kebocoran biaya yang besar dan merusak keuangan perusahaan. Dengan ERP Purchasing, perusahaan dapat menciptakan transparansi dalam setiap langkah proses pengadaan, sehingga peluang terjadinya penipuan bisa ditekan seminimal mungkin.
Sistem ERP Purchasing menyediakan fitur approval berjenjang, audit trail yang merekam setiap aktivitas pengguna, serta pembatasan akses berdasarkan peran. Semua transaksi tercatat secara otomatis dan dapat ditelusuri kembali, sehingga menciptakan pengawasan yang lebih ketat. Selain itu, ERP juga memungkinkan pemantauan real-time terhadap harga pembelian dan kesesuaian barang, sehingga penyimpangan dapat langsung terdeteksi.
b. Meningkatkan Efisiensi
Tanpa sistem terintegrasi, tim purchasing seringkali menghabiskan waktu untuk input data manual, mencocokkan dokumen, atau mencari arsip transaksi lama. Semua itu memperlambat kinerja dan menimbulkan risiko human error. ERP Purchasing membantu meningkatkan efisiensi kerja, sehingga tim purchasing bisa fokus pada aktivitas strategis, bukan hanya pekerjaan administratif yang menyita waktu.
ERP Purchasing memiliki fitur otomasi pembuatan dokumen, seperti Purchase Request (PR), Purchase Order (PO), hingga penerimaan barang. Integrasi antar-modul juga memungkinkan sinkronisasi data antar departemen, meminimalkan duplikasi input. Proses approval pun dapat dilakukan secara digital, bahkan melalui perangkat mobile, sehingga mempercepat alur kerja tanpa terhambat jarak atau waktu.
Baca juga: Membangun Komunikasi Antar Departemen dalam Perusahaan Lebih Mudah Menggunakan ERP
c. Proses Pengadaan Lebih Cepat dan Akurat
Proses pengadaan yang lambat bisa menyebabkan banyak kerugian, mulai dari stok habis, produksi terhenti, hingga kehilangan peluang pasar. Selain kecepatan, akurasi data juga krusial agar perusahaan tidak salah memesan jenis atau jumlah barang. ERP Purchasing memungkinkan proses pengadaan berjalan lebih cepat, akurat, dan terukur, sehingga bisnis bisa lebih responsif terhadap kebutuhan pasar.
ERP Purchasing menyediakan katalog produk, data vendor, dan histori pembelian yang bisa diakses secara cepat. Sistem juga mendukung pengiriman notifikasi otomatis untuk pengingat kebutuhan pembelian. Semua perhitungan, mulai dari harga, jumlah barang, hingga pajak, dilakukan secara otomatis, sehingga meminimalkan risiko kesalahan input. Alhasil, proses purchasing menjadi lebih cepat sekaligus tepat sasaran.
d. Kontrol Stok Lebih Baik
Salah satu masalah besar dalam manajemen bisnis adalah stok yang tidak terkendali, baik kelebihan maupun kekurangan. Stok berlebih membuat modal mengendap dan biaya penyimpanan membengkak, sedangkan kekurangan stok menghambat produksi dan penjualan. ERP Purchasing membantu perusahaan menjaga keseimbangan stok secara optimal, sehingga bisnis lebih efisien dan tidak kehabisan barang di saat penting.
ERP Purchasing terintegrasi dengan modul inventory, yang memungkinkan monitoring stok secara real-time. Fitur minimum stock alert akan memberi peringatan jika persediaan mendekati batas aman, dan sistem bahkan bisa melakukan auto-replenishment untuk produk tertentu. Data akurat ini memudahkan perusahaan merencanakan pembelian sesuai kebutuhan, tanpa harus menebak-nebak jumlah stok secara manual.
e. Analisa Vendor yang Objektif
Memilih vendor bukan hanya soal harga termurah, melainkan soal kualitas barang, ketepatan waktu pengiriman, dan layanan purna jual. Tanpa data yang terstruktur, menilai performa vendor seringkali subjektif dan tidak konsisten. ERP Purchasing membantu perusahaan melakukan analisa vendor secara objektif dan berbasis data, sehingga keputusan kerja sama menjadi lebih tepat.
ERP Purchasing mencatat seluruh histori transaksi vendor, termasuk harga pembelian, waktu pengiriman, kualitas barang, hingga complaint yang pernah terjadi. Sistem menyediakan laporan evaluasi vendor yang komprehensif, sehingga memudahkan perbandingan antar-supplier. Dengan data ini, perusahaan bisa memilih mitra terbaik yang mendukung strategi bisnis jangka panjang, bukan sekadar mencari harga terendah.
4. Cara Memilih Sistem ERP Purchasing yang Tepat
Penerapan ERP Purchasing dapat memberikan manfaat signifikan bagi perusahaan dalam mengelola proses pengadaan. Dengan sistem yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan membuat keputusan yang lebih strategis berbasis data. Namun, manfaat ini hanya bisa tercapai bila Anda memilih sistem ERP Purchasing yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Simak beberapa kriteria penting yang wajib Anda perhatikan sebelum memutuskan pilihan:
a. Terintegrasi dengan Modul Lain
ERP Purchasing yang baik harus terintegrasi dengan modul lain seperti inventory, keuangan, produksi, hingga penjualan. Integrasi ini memastikan data selalu sinkron, mempercepat proses kerja, dan membantu perusahaan memiliki gambaran menyeluruh (end-to-end) tentang arus barang, biaya, dan kebutuhan bisnis.
Tanpa integrasi, tim Anda akan terpaksa bekerja dengan data yang tersebar di banyak sistem terpisah. Ini berisiko memunculkan inkonsistensi data, kesalahan pencatatan, dan proses kerja yang lambat karena harus memeriksa atau memasukkan data berkali-kali. Akibatnya, pengambilan keputusan menjadi tidak akurat dan bisnis Anda berpotensi merugi.
Baca juga: Odoo Bikin Laporan Keuangan Bisa Dicek Kapanpun dan Dimanapun
b. Mendukung Approval Multi-Level
Sistem ERP Purchasing yang mendukung approval multi-level memberikan kontrol lebih ketat terhadap setiap pengeluaran. Proses persetujuan berjenjang memastikan hanya pengadaan yang memang perlu dan sesuai anggaran yang bisa dilanjutkan. Ini membantu perusahaan menjaga cash flow dan menghindari pembelian yang tidak perlu.
Tanpa mekanisme approval berjenjang, perusahaan rentan terhadap pengeluaran tak terkendali atau bahkan potensi fraud. Siapa saja bisa melakukan pembelian tanpa pengawasan yang jelas. Alhasil, biaya membengkak, dan perusahaan bisa kehilangan kendali atas anggarannya.
c. User Friendly
ERP Purchasing yang user friendly memudahkan tim Anda beradaptasi cepat, tanpa perlu pelatihan panjang atau keahlian teknis rumit. Proses pengadaan pun menjadi lebih lancar, karena pengguna dapat mengakses fitur penting dengan mudah dan intuitif. Ini mempercepat alur kerja sekaligus meningkatkan produktivitas.
Sistem yang rumit justru menghambat kerja tim karena butuh waktu lama untuk belajar. Kesalahan input makin sering terjadi, dan banyak fitur akhirnya tidak digunakan maksimal. Investasi Anda bisa sia-sia jika sistem hanya menjadi “beban” bagi pengguna, bukan solusi.
d. Fleksibel & Mudah Disesuaikan
Setiap perusahaan memiliki proses bisnis unik. ERP Purchasing yang fleksibel dan mudah dikustomisasi memungkinkan Anda menyesuaikan alur kerja, dokumen, atau laporan sesuai kebutuhan perusahaan. Dengan begitu, sistem benar-benar mendukung cara kerja Anda, bukan memaksa Anda menyesuaikan diri dengan sistem.
Sistem ERP yang kaku membuat Anda sulit beradaptasi saat bisnis berkembang atau proses bisnis berubah. Anda terpaksa menjalankan prosedur yang tidak sesuai kondisi lapangan, sehingga pekerjaan menjadi tidak efisien. Bahkan, bisa timbul biaya tambahan karena harus meminta vendor melakukan perubahan besar di kemudian hari.
e. Punya Fitur Pelaporan Lengkap
ERP Purchasing yang dilengkapi fitur pelaporan komprehensif membantu manajemen menganalisis pengeluaran, performa vendor, tren harga, hingga efisiensi proses pengadaan. Data ini menjadi dasar pengambilan keputusan yang lebih strategis dan berbasis fakta, bukan sekadar asumsi.
Tanpa laporan yang lengkap dan mudah diakses, manajemen akan kesulitan melihat gambaran besar kondisi pengadaan. Anda akan menghabiskan banyak waktu menyusun laporan manual, rawan kesalahan, dan berisiko kehilangan peluang perbaikan proses bisnis. Keputusan bisnis pun menjadi lambat dan kurang akurat.
5. Kesimpulan
Tanpa modul purchasing yang tepat, bisnis Anda sedang berjalan di atas tambang waktu. Hari ini mungkin baik-baik saja, tetapi sedikit saja celah di proses pembelian bisa menjadi lubang besar yang menenggelamkan bisnis Anda.
Jika Anda tidak ingin kehilangan uang, waktu, dan reputasi, investasi pada modul purchasing bukanlah pilihan tetapi keharusan. Dan Sistem ERP Odoo hadir sebagai salah satu solusi ERP yang sangat cocok untuk mengamankan purchasing Anda.
Jangan tunggu sampai masalah menghantam bisnis Anda. Mulailah digitalisasi purchasing sekarang sebelum terlambat. Butuh info lebih lanjut? Konsultasikan implementasi Odoo bersama tim kami di Witech Enterprise.
📍 Witech Enterprise, Jalan Multatuli No. 8A Hamdan
📞 061 6200 3339 | 0813 3737 2018 (WA)
📩 halo@witech.co.id | www.witech.co.id